Инструкция как вносить исправления в трудовой книжке

Согласно действующему законодательству трудовая деятельность гражданина РФ должна отражаться в его трудовой книжке. Так как именно трудовая книжка является одним из основных документов человека, то сотрудникам кадровой службы каждого предприятия необходимо знать, как правильно оформлять исправления в трудовой книжке, ведь из-за допущенных документе ошибок работник может получить отказ в оформлении пенсионных выплат и получении полагающихся ему льгот. Поэтому все записи в документе должны соответствовать действительности и быть оформленными согласно действующему законодательству.

p, blockquote 1,0,0,0,0 --> Часто возникают ситуации, когда необходимо внести исправления в трудовую книжку

Сотрудники отдела кадров обязаны заполнять трудовые книжки в соответствии с общепринятыми правилами и вносить изменения в уже имеющиеся записи только при наличии подтверждающих документов.

p, blockquote 2,0,0,0,0 -->

Внесение исправлений на основании свидетельских показаний недопустимо.

p, blockquote 3,0,0,0,0 -->

Работодатель обязан заполнить титульную страницу трудовой книжки сотрудника, если тот ранее не работал. При этом выдает трудовую книжку предприятие, а работник оплачивает бланк документа.

p, blockquote 4,0,0,0,0 -->

Внимание: Все личные сведения должны вноситься на основании пакета соответствующих документов.

p, blockquote 5,0,0,0,0 -->

После того, как вся информация будет внесена, сотрудник должен лично с ней ознакомиться и подтвердить достоверность указанных данных собственной подписью.

p, blockquote 6,0,0,0,0 -->

Если титульный лист трудовой книжки не был заполнен на предыдущем месте трудоустройства работника, то инспектор отдела кадров на новом месте работы обязан убедиться в достоверности представленных данных, запросив подтверждающие документы у работника.

p, blockquote 7,0,0,0,0 -->

В случае выявления неправильной записи в трудовой книжке исправление может быть произведено:

• по старому месту работы, где непосредственно была внесена запись;
• по месту новой работы на основании официальных документов от бывшего работодателя сотрудника.

К официальным документам, являющимся основанием для исправления неверной записи, относятся:

• приказы о приеме/увольнении/переводе работника;
• справки и выписки из документов с упоминаниями приказов (личная карточка работника, книга или журнал регистрации приказов и тому подобное).

Ознакомиться с образцом внесения исправлений в трудовую книжку можно, скачав пример по ссылке: https://yadi.sk/i/5EZPAn7g3H8fnf

p, blockquote 10,0,0,0,0 -->

Как показывает практика, большая часть ошибок приходится на раздел «Сведения о работе». В связи с тем, что данный раздел является одним из наиболее важных, отражающих трудовую деятельность, каждую ошибку или неточность в записях необходимо своевременно устранять.

p, blockquote 11,0,0,0,0 -->

Порядок корректировки ранее внесенных записей в «Сведения о работе» регламентирован российским законодательством.

p, blockquote 12,0,0,0,0 -->

Внимание: Записи нельзя зачеркивать. Изменения должны вноситься отдельной строкой.

p, blockquote 13,0,0,0,0 -->

При этом необходимо соблюдение определенных правил внесения изменений:

• в первом столбце ставится порядковый номер;
• во втором столбце – дата внесения исправления;
• в третьем столбце – непосредственно сама корректировка: необходимо написать, что запись под номером «…» считается недействительной, и указать верные сведения;
• в четвертом столбце – ссылка на документ, подтверждающий правомерность изменений, с указанием его наименования и реквизитов.

Запись названия предприятия и должности сотрудника в одной строке является нарушением. Но в связи с тем, что информация не противоречит действительному положению дел и может быть подтверждена документально, то никаких исправлений вносить не нужно. Однако в дальнейшем сотруднику отдела кадров необходимо быть внимательнее, так как неправильное заполнение трудовой книжки может поставить под сомнение его компетентность.

p, blockquote 15,0,0,0,0 -->

Как показывает практика, в определенных случаях недействительной может быть признана запись об увольнении или переводе сотрудника. Порой сотрудник кадровой службы допускает ошибку в записи о причине увольнения, что мешает работнику найти новое место работы. В таком случае, бывшему работодателю необходимо внести изменения и указать достоверные сведения в документе, в противном случае владелец трудовой книжки может обратиться с иском в суд. В таком случае предприятие будет вынуждено оплатить сотруднику каждый вынужденный прогул.

p, blockquote 16,1,0,0,0 -->

Внимание: Исправление ошибок в записях об увольнении или переводе сотрудника производится в общепринятом порядке: указывается, какая запись была ошибочной, вносятся достоверные данные и фиксируются реквизиты документа, подтверждающего основание для внесения корректировок.

p, blockquote 17,0,0,0,0 -->

Внесение исправлений в отношении даты увольнения сотрудника производится в следующей последовательности:

• указывается следующий за последней записью порядковый номер;
• указывается дата внесения изменений;
• вносится запись о недействительности ранее указанных сведений (даты увольнения) под порядковым номером «…» и указываются актуальные данные (действительная дата увольнения);
• указываются номер и реквизиты приказа об увольнении, на основании которого были внесены соответствующие корректировки.

Исправление некорректно указанной даты приема сотрудника на работу производится по тому же алгоритму, что и внесение изменений в запись об увольнении работника:

• в первой графе ставится следующий за последней записью порядковый номер;
• во второй графе указывается дата внесения корректировки;
• в третьей графе пишется фраза о недействительности ранее внесенной записи (даты приема на работу) под порядковым номером «…» и указываются актуальные данные (действительная дата приема на работу);
• в четвертой графе указывается номер и реквизиты приказа о принятии сотрудника на работу, на основании которого были внесены соответствующие изменения.

p, blockquote 20,0,0,0,0 -->

В тех случаях, когда ошибка допущена в личных данных сотрудника, то исправить ее можно лишь на основании паспорта или других удостоверяющих личность документов.

p, blockquote 21,0,0,0,0 -->

Тот же порядок действий, если у сотрудника сменилась фамилия в связи бракосочетанием или разводом.

p, blockquote 22,0,0,0,0 -->

p, blockquote 23,0,0,0,0 -->

Нередки ситуации, когда ошибки допускаются в имени или отчестве работника. Важно понимать, что даже одна неверная буква способна создать огромное количество проблем при оформлении пенсионных выплат.

p, blockquote 24,0,0,1,0 -->

Неправильно написанная дата рождения также должна быть исправлена.

p, blockquote 25,0,0,0,0 -->

Порядок внесения изменений в таких случаях не имеет четкой последовательности действий, а каждая ситуация рассматривается в индивидуальном порядке.

p, blockquote 26,0,0,0,0 -->

Внимание: Если ошибка допущена при первичном заполнении документа, то трудовая книжка считается недействительной, и должна быть заменена за счет работодателя.

p, blockquote 27,0,0,0,0 -->

Необходимо понимать, что причиной признания документа недействительным могут стать неразборчивые записи на титульной странице. Поэтому все сведения на первом листе должны быть указаны максимально четко и разборчиво.

p, blockquote 28,0,0,0,0 -->

Также грубым нарушением правил является отсутствие печати на титульном листе. В такой ситуации работнику для исправления ситуации необходимо обратиться в компанию, выдавшую трудовую книжку. Важно проследить, чтобы печать организации была проставлена в установленном месте и не перекрывала подпись и записи.

p, blockquote 29,0,0,0,0 -->

Внимание: Все ссылки на оборотной стороне обложки документа в обязательном порядке должны быть заверены подписью руководителя и печатью предприятия, в противном случае все внесенные изменения будут лишены юридической силы.

p, blockquote 30,0,0,0,0 -->

Смотрите видео ролик о том как внести исправления в трудовую книжку:

p, blockquote 31,0,0,0,0 -->

Очевидно, что необходимо внимательно и со всей ответственностью подходить к заполнению трудовых книжек. Тем не менее, существует человеческий фактор, и никто от него не застрахован. Поэтому все же есть лазейки, благодаря которым можно аккуратно внести изменения, тем самым сохранив функциональность документа.