Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 17 февраля 2017 г. N 25 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации" (с изменениями и дополнениями)
В соответствии с Федеральным законом от 8 января 1998 г. N 7-ФЗ "О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации" приказываю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации (далее - Инструкция).
2. Заместителям Генерального директора Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации, руководителям структурных подразделений, органов и учреждения Судебного департамента обеспечить исполнение требований Инструкции в повседневной деятельности.
3. Председателям верховных судов республик, краевых и областных судов, судов городов федерального значения, судов автономной области и автономных округов, окружных (флотских) военных судов, федеральных арбитражных судов руководствоваться требованиями Инструкции при осуществлении взаимодействия с Судебным департаментом по вопросам организационного обеспечения деятельности судов.
4. Начальникам управлений Судебного департамента в субъектах Российской Федерации, руководителю ФГБУ ИАЦ Судебного департамента в срок до 1 июля 2017 г. разработать и утвердить инструкции по делопроизводству в органах и учреждении Судебного департамента с учетом требований Инструкции, утвержденной настоящим приказом.
5. Признать утратившими силу:
приказ Судебного департамента от 22 апреля 2004 г. N 49 "Об утверждении Инструкции о порядке подготовки приказов и распоряжений Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации";
приказ Судебного департамента от 15 июня 2007 г. N 76 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации";
приказ Судебного департамента от 13 декабря 2010 г. N 279 "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в аппарате Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации";
приказ Судебного департамента от 20 января 2015 г. N 8 "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в аппарате Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации";
приказ Судебного департамента от 6 февраля 2015 г. N 28 "О внесении изменения в Инструкцию о порядке подготовки приказов и распоряжений Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации";
приказ Судебного департамента от 4 декабря 2015 г. N 369 "О внесении изменения в Инструкцию по делопроизводству в аппарате Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации";
распоряжение Судебного департамента от 23 декабря 2015 г. N 168-р "О мерах по оптимизации документооборота в Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации".
6. Настоящий приказ вступает в силу с 1 апреля 2017 г.
7. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
УТВЕРЖДЕНАприказом Судебного департаментапри Верховном СудеРоссийской Федерацииот 17 февраля 2017 г. N 25
Инструкцияпо делопроизводству в Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации
I. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации (далее - Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Судебного департамента документов, совершенствования делопроизводства в Судебном департаменте и повышения его эффективности.
1.2. Правовым основанием для разработки Инструкции являются:
Федеральный закон от 8 января 1998 г. N 7-ФЗ "О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации";
Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";
Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477;
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. N 526;
Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. N 76;
другие федеральные законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации в сфере информации, документации и архивного дела;
1.3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий.
1.4. Система электронного документооборота, применяемая в Судебном департаменте, должна обеспечивать выполнение требований Инструкции.
Управление информатизации и федеральное государственное бюджетное учреждение "Информационно-аналитический центр поддержки ГАС "Правосудие" реализуют мероприятия по сопровождению и развитию программных изделий системы электронного документооборота, применяемой в Судебном департаменте.
1.5. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
1.6. Особенности работы с документами, не содержащими сведений, составляющих государственную тайну, но содержащими служебную информацию ограниченного распространения, конфиденциальную информацию, а также особенности работы с обращениями и запросами граждан и организаций регулируются специальными нормативными актами Судебного департамента.
1.7. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
1.8. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Судебном департаменте осуществляет Управление делами.
1.9. Руководители структурных подразделений Судебного департамента организуют делопроизводство в структурных подразделениях и несут ответственность за его состояние и соблюдение требований настоящей Инструкции.
1.10. Непосредственное ведение делопроизводства в структурном подразделении Судебного департамента осуществляется работником, определяемым руководителем структурного подразделения.
1.11. Функции, задачи, права и ответственность Управления делами регламентируются положением о нем, должностные обязанности работников Управления делами и работников, отвечающих за организацию работы с документами в структурных подразделениях Судебного департамента, устанавливаются должностными регламентами.
1.12. Содержание служебных документов не подлежит разглашению.
Информация, содержащаяся в документах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, ознакомленных с ней.
1.13. Передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям и гражданам допускается только с разрешения руководства Судебного департамента через Управление делами.
1.14. Взаимодействие со средствами массовой информации, передача им какой-либо информации или документов осуществляются по поручению руководства Судебного департамента отделом по взаимодействию с общественностью и средствами массовой информации Главного управления организационно-правового обеспечения деятельности судов, а в отдельных случаях иными уполномоченными лицами.
1.15. Обеспечение доступа к информации о деятельности Судебного департамента, официальное опубликование нормативных правовых актов Судебного департамента осуществляются в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами.
1.16. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении, или другому работнику по указанию руководителя структурного подразделения.
При увольнении работника или переводе по службе передача документов и дел осуществляется по акту.
1.17. Для оформления документов в Судебном департаменте применяются печати с изображением Государственного герба Российской Федерации, иные печати и штампы, порядок изготовления, учета, использования и хранения которых устанавливается специальным нормативным актом Судебного департамента.
1.18. Требования настоящей Инструкции обязательны для всех работников Судебного департамента.
Органы и учреждения Судебного департамента руководствуются настоящей Инструкцией при разработке инструкций по делопроизводству в органах и учреждениях и осуществлении взаимодействия с Судебным департаментом.
При исполнении документов Судебного департамента, а также в случаях участия в подготовке проектов документов Судебного департамента органы и учреждения Судебного департамента руководствуются правилами, установленными настоящей Инструкцией для структурных подразделений Судебного департамента.
Работники системы Судебного департамента несут персональную ответственность за несоблюдение требований настоящей Инструкции.
1.19. Федеральные суды общей юрисдикции, федеральные арбитражные суды руководствуются требованиями настоящей Инструкции при осуществлении взаимодействия с Судебным департаментом по вопросам организационного обеспечения их деятельности.
II. Термины и определения
2.1. Для целей настоящей Инструкции используются следующие термины и определения:
документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Судебном департаменте;
документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, органом судейского сообщества, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Судебного департамента;
электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;
электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;
реквизит документа - элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
электронная копия документа - копия документа, созданная в электронной форме;
обращение гражданина - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме, в том числе в виде электронного документа, предложение, заявление или жалоба;
запрос - обращение гражданина или организации в письменной форме, в том числе в виде электронного документа, в Судебный департамент о предоставлении информации о деятельности судов в Российской Федерации или Судебного департамента;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационное-учетную форму;
сканирование документа - способ создания электронной копии документа, изготовленного на бумажном носителе;
дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Судебного департамента;
номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в Судебном департаменте, с указанием сроков их хранения;
опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания;
экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
служба делопроизводства Судебного департамента - Управление делами, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях Судебного департамента;
система электронного документооборота Судебного департамента (СЭД) - автоматизированная информационная система, обеспечивающая в Судебном департаменте создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов (подсистема "Документооборот и обращения граждан" Государственной автоматизированной системы Российской Федерации "Правосудие");
электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы;
межведомственный электронный документооборот - взаимодействие информационных систем электронного документооборота участников межведомственного электронного документооборота: федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, иных государственных органов, государственных внебюджетных фондов;
ведомственный электронный документооборот - взаимодействие информационных систем электронного документооборота участников ведомственного электронного документооборота: федеральных судов общей юрисдикции, федеральных арбитражных судов, Судебного департамента, органов и учреждений Судебного департамента;
взаимодействие информационных систем электронного документооборота - обмен электронными сообщениями (ведение служебной переписки в электронной форме) между участниками электронного документооборота;
электронное сообщение - информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети (участником электронного документооборота).
Электронное сообщение состоит из сопроводительной и содержательной частей. Сопроводительная часть предназначена для адресации сообщения. Содержательная часть представляет собой текст сообщения либо текст сообщения с присоединенными файлами, содержащими электронную копию документа или электронный документ, и их реквизиты, описанные с помощью языка XML.
2.2. Иные понятия, используемые в настоящей Инструкции, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.
III. Создание документов в Судебном департаменте
3.1. Бланки документов
3.1.1. Документы, создаваемые в Судебном департаменте, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.
Допускается использование бланков формата А3 (297 х 420 мм) и А6 (105 х 148 мм). Выбор формата бланка зависит от вида и объема документа.
3.1.2. Бланки Судебного департамента разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.
При создании электронных документов в системе электронного документооборота Судебного департамента используются электронные шаблоны документов.
При внутренней переписке в Судебном департаменте бланки документов не используются.
3.1.3. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее.
3.1.4. В Судебном департаменте используются следующие виды бланков документов:
бланк приказа Судебного департамента;
бланк распоряжения Судебного департамента;
бланк решения коллегии Судебного департамента;
бланк письма должностного лица (Генерального директора Судебного департамента, заместителя Генерального директора Судебного департамента);
бланк письма Судебного департамента;
бланк распоряжения структурного подразделения Судебного департамента;
бланк письма структурного подразделения Судебного департамента.
При необходимости могут использоваться бланки других видов документов.
3.1.5. Бланки приказа, распоряжения, решения коллегии, протокола являются продольными бланками (с продольным вариантом расположения реквизитов). Бланки писем являются угловыми бланками (с угловым вариантом расположения реквизитов).
3.1.6. Бланки документов, используемых в Судебном департаменте, имеют следующий состав реквизитов:
3.1.6.1. Бланк приказа (распоряжения, решения коллегии) Судебного департамента:
Государственный герб Российской Федерации;
наименование федерального государственного органа;
место издания документа;
отметки для проставления даты и регистрационного номера.
3.1.6.2. Бланк письма должностного лица (Генерального директора Судебного департамента, заместителя Генерального директора Судебного департамента):
Государственный герб Российской Федерации;
наименование федерального государственного органа;
должность лица, подписавшего документ;
справочные данные о Судебном департаменте (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и другие сведения);
отметки для проставления даты и регистрационного номера;
отметки для ссылки на регистрационный номер и дату входящего документа.
3.1.6.3. Бланк письма Судебного департамента:
Государственный герб Российской Федерации;
наименование федерального государственного органа;
справочные данные о Судебном департаменте (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и другие сведения);
отметки для проставления даты и регистрационного номера;
отметки для ссылки на регистрационный номер и дату входящего документа.
3.1.6.4. Бланк протокола:
Государственный герб Российской Федерации;
наименование федерального государственного органа;
наименование структурного подразделения Судебного департамента (для бланка протокола структурного подразделения Судебного департамента);
место составления документа;
отметки для проставления даты и регистрационного номера.
Допускается использование бланка протокола без воспроизведения Государственного герба Российской Федерации.
3.1.6.5. Бланк распоряжения структурного подразделения Судебного департамента:
эмблема Судебного департамента;
наименование федерального государственного органа;
наименование структурного подразделения Судебного департамента;
место издания документа;
отметки для проставления даты и регистрационного номера.
3.1.6.6. Бланк письма структурного подразделения Судебного департамента:
эмблема Судебного департамента;
наименование федерального государственного органа;
наименование структурного подразделения Судебного департамента;
справочные данные о структурном подразделении Судебного департамента (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и другие сведения);
отметки для проставления даты и регистрационного номера;
отметки для ссылки на регистрационный номер и дату входящего документа.
3.1.7. Реквизиты бланков документов, используемых в Судебном департаменте, воспроизводятся:
на бланке письма Генерального директора Судебного департамента:
Государственный герб Российской Федерации - красным цветом, остальные реквизиты - синим цветом;
на иных бланках - черным цветом.
3.1.8. Образцы бланков и электронные шаблоны документов Судебного департамента разрабатываются Управлением делами, утверждаются и вводятся в действие приказом Судебного департамента.
3.1.9. Бланки приказа, распоряжения, решения коллегии, протокола применяются для оформления соответствующих распорядительных документов, решений коллегии, протоколов совещаний (заседаний коллегии, комиссий, рабочих групп и т.п.).
3.1.10. Бланк письма должностного лица применяется для оформления писем Генерального директора Судебного департамента и его заместителей, адресуемых персонально должностным лицам органов государственной власти, иных государственных органов и организаций, а также гражданам.
3.1.11. Бланк письма Судебного департамента:
применяется для оформления писем Генерального директора Судебного департамента и его заместителей, не указанных в пункте 3.1.10 настоящей Инструкции;
может применяться для оформления писем руководителей структурных подразделений Судебного департамента, адресуемых в органы государственной власти, иные государственные органы и организации.
3.1.12. Бланк письма структурного подразделения Судебного департамента применяется для оформления писем руководителей структурных подразделений Судебного департамента, адресуемых в федеральные суды общей юрисдикции, федеральные арбитражные суды, органы и учреждения Судебного департамента, иные органы и организации, а также гражданам.
3.1.13. Документы, создаваемые Судебным департаментом совместно с другими организациями, оформляются без бланка и должны иметь общую дату.
3.1.14. На электронных шаблонах документов воспроизводятся все реквизиты бланков, за исключением Государственного герба Российской Федерации и эмблемы Судебного департамента.
3.1.15. Бланки документов Судебного департамента изготавливаются, учитываются и используются в следующем порядке:
3.1.15.1. Бланки документов Судебного департамента с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее - гербовые бланки) изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.
3.1.15.2. Организация изготовления гербовых бланков осуществляется Административно-хозяйственным управлением на основании заявки Управления делами.
3.1.15.3. Изготовленные гербовые бланки хранятся в Управлении делами и должны использоваться строго по назначению.
3.1.15.4. Гербовые бланки подлежат обязательному учету в Управлении делами. Для ведения учета выдачи гербовых бланков в структурные подразделения Судебного департамента бланки документов нумеруются типографским способом или нумератором в Управлении делами. Порядковый номер проставляется в нижней части оборотной стороны бланка.
3.1.15.5. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в специальном журнале (приложение N 26 к Инструкции).
3.1.15.6. Гербовые бланки выдаются работникам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях под роспись в журнале учета выдачи бланков.
3.1.15.7. В структурных подразделениях гербовые бланки используются строго по назначению и хранятся в надежно запираемых шкафах.
Руководители структурных подразделений организуют учет, хранение и выдачу исполнителям полученных в Управлении делами гербовых бланков, а также обеспечивают контроль за их правильным использованием.
3.1.15.8. Испорченные гербовые бланки возвращаются в Управление делами работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях, ежемесячно.
3.1.15.9. Уничтожение гербовых бланков осуществляется комиссией по акту (приложение N 27 к Инструкции). О возвращении и уничтожении гербовых бланков в учетных формах делаются соответствующие отметки.
3.1.15.10. В случае обнаружения утраты гербовых бланков или нарушений в их использовании проводится служебное расследование, результаты которого докладываются Генеральному директору Судебного департамента для принятия мер и привлечения виновных к ответственности.
3.1.15.11. Изготовление бланков документов Судебного департамента с воспроизведением эмблемы Судебного департамента, бланков документов без воспроизведения Государственного герба Российской Федерации или эмблемы Судебного департамента может осуществляться в типографиях или непосредственно на автоматизированных рабочих местах в Судебном департаменте с использованием принтеров и электронных шаблонов этих бланков.
3.1.15.12. Передача бланков документов Судебного департамента другим организациям и лицам не допускается.
3.2. Оформление реквизитов документов
3.2.1. Документы, создаваемые Судебным департаментом, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление.
3.2.2. Правила документирования информации и оформления документов являются едиными для оформления документов как на традиционном бумажном носителе, так и в электронном виде (электронных документов).
3.2.3. При подготовке служебных документов на компьютере используется текстовый редактор "Microsoft Word" с применением шрифта "Times New Roman", размер шрифта N 13 или N 14 через 1 - 1,5 межстрочных интервала.
При подготовке нормативных правовых актов применяется шрифт N 14.
При оформлении таблиц допускается использование шрифтов других размеров.
3.2.4. Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
3.2.5. При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы.
3.2.6. Для выделения части текста документа, наименования, заголовка, примечания могут использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.
3.2.7. Контрастность печати документа должна обеспечивать его последующее качественное сканирование и копирование с использованием копировально-множительной техники.
3.2.8. Отдельные виды документов (заявление, анкета, объяснительная записка и т.п.) разрешается оформлять от руки.
3.2.9. При оформлении документов от руки, визировании и подписании документов используются чернила синего, фиолетового или черного цвета.
3.2.10. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности Судебного департамента, являются:
а) Государственный герб Российской Федерации;
б) наименование федерального государственного органа;
в) наименование структурного подразделения федерального государственного органа;