Об утверждении Инструкции о порядке изготовления, учета, хранения и использования печатей, штампов, факсимиле и бланков в администрации сельского поселения

Руководствуясь Инструкцией по делопроизводству в администрации сельского поселения, утвержденной распоряжением администрации сельского поселения от 02.03.2009 № 36-р, в целях определения единого порядка изготовления, учета, хранения и использования печатей, штампов, факсимиле и бланков в администрации сельского поселения:

1. Утвердить Инструкцию о порядке изготовления, учета, хранения и использования печатей, штампов, факсимиле и бланков в администрации сельского поселения согласно приложению 1.

2. Контроль за выполнением распоряжения оставляю за собой.

Главасельского поселения Согом Н.М. Сургучева

Приложение 1 к распоряжению администрации сельского поселения от 20.01.2010 № 13-р

Инструкцияо порядке изготовления, учета, хранения и использования печатей, штампов, факсимиле и бланков в администрации сельского поселения

1. Инструкция о порядке изготовления, учета, хранения и использования печатей, штампов, факсимиле и бланков в администрации сельского поселения (далее - Инструкция) устанавливает единую систему использования печатей, штампов, факсимиле и бланков в администрации сельского поселения (далее – администрация поселения).

2. В администрации поселения используются: 2.1. Печать с изображением Государственного герба Российской Федерации. 2.2. Простая круглая печать с наименованием администрации поселения. 2.3. Дополнительные вспомогательные печати: «Для справок», «Для кадров». 2.4. Угловые и другие штампы. 2.5. Бланки документов с изображением герба Ханты-Мансийского района.

3. Печать с изображением Государственного герба Российской Федерации используется согласно статье 4 Федерального конституционного закона от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О государственном гербе Российской Федерации» ( в редакции от 30.06.2003) отделом ЗАГс администрации поселения, наделённым федеральным законодательством и законами Ханты¬-Мансийского автономного округа-Югры государственными полномочиями. 3.1. Печатями с изображением Государственного герба Российской Федерации заверяются документы, указанные в приложении 1 к настоящей Инструкции. 3.2. На гербовой печати с изображением Государственного герба Российской Федерации указывается полное наименование отдела ЗАГС администрации поселения. 3.3. Оттиск печати проставляется на документах в установленных местах, при этом оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ. 3.4. Ответственность за соблюдение порядка пользования и хранения печати с изображением Государственного герба Российской Федерации возлагается на ответственного должностного лица в области ЗАГС администрации поселения.

4. Использование простых круглых печатей с наименованиями администрации поселения: 4.1. Печати с наименованием администрации поселения используется при оформлении документов для заверения подписи главы администрации поселения. Данная печать находится в ведении главы сельского поселения. 4.4. Ответственность за соблюдение порядка пользования и хранения печати администрации поселения возлагается главу сельского поселения.

5. Использование дополнительных вспомогательных печатей: 5.1. Дополнительные вспомогательные печати администрации поселения используется при оформлении документов для заверения подписей должностных лиц администрации поселения. Данные печати находятся в ведении ответственных должностных лиц администрации поселения. 5.4. Ответственность за соблюдение порядка пользования и хранения дополнительных вспомогательных печатей администрации поселения возлагаются на ответственных должностных лиц сельского поселения.

6. Место проставления печати: 6.1. На документах оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ. 6.2. На других документах оттиск печати проставляется в установленных местах. 6.3. На финансовых документах печать проставляется на специально отведенных затрагивает подписания – «символ М.П.» или «ставить точно в круг» - и не затрагивает собственноручной подписи, наименования должности, даты подписания..

7. Использование штампов в администрации поселения: 7.1. Угловой мастичный штамп администрации поселения используется на документах, оформленных без использования включая не стандартные образцы (справка о заработной плате, командировочное удостоверение и другие). 7.2. Угловой штамп содержит: полное наименование администрации поселения (органа администрации); почтовый адрес; номера телефонов; номер факса; адрес электронной почты; обозначение места для проставления даты и номеров исходящего и вхо-дящего документов. 7.3. На угловом штампе герб района не изображается, края штампа бортиком не обрамляются. 7.4. Специалисты администрации поселения могут использовать простые штампы с названием органа, управления, отдела, отдела, службы, штампы входящей и исходящей корреспонденции и другие. 7.5. Ответственность за пользование и хранение штампов возлагается на ответственных должностных лиц.

8. Порядок изготовления печатей, штампов и факсимиле, их учет, хранение, утрата, передача, замена и уничтожение: 8.1. Изготовление печатей с воспроизведением гербов, простых печатей и штампов производится, если в Положении об администрации поселения закреплено, что данный орган имеет печать. 8.2. Заявки на изготовление печатей и согласовываются с главой администрации поселения. 8.3. Изготовленные печати и штампы подлежат учету. Печати и штампы выдаются работникам администрации поселения, отвечающим за их использование и сохранность, под роспись в журнале учета и выдачи печатей и штампов. 8.4. Для учета печатей и штампов ведется журнал, который находится у должностного лица, ответственного за сохранность печатей и штампов. Журнал ведется по правилам ведения документов строгой отчетности. Каждый лист журнала нумеруется, журнал прошнуровывается, скрепляется печатью и подписью руководителя. Журнал хранится в несгораемом шкафу. Глава администрации поселения персонально закрепляет (распоряжениями) печати и штампы за должностными лицами согласно приложению 2 к Инструкции. Поступившие печати и штампы должны быть немедленно зарегистрированы. 8.5. Печати должны храниться в личных сейфах должностных лиц, штампы разрешается хранить в надежно закрываемых сейфах и металлических шкафах под замком. При пользовании печатями и штампами запрещается оставлять их открыто на столе во избежание свободного к ним доступа. 8.6. В случае утраты печати необходимо обратиться с заявлением об утрате в органы внутренних дел. После подачи заявления в органы внутренних дел необходимо сделать заявление о похищении в банк и средства массовой информации, немедленно сообщить, при этом изготовление новых печатей, штампов и факсимиле взамен утраченных про изводится после проведения служебного расследования и за счет виновных лиц в порядке, предусмотренном действующим законодательствам Российской Федерации. 8.7. Передача печати другому лицу производится только по распоря¬жению главы исполняющему обязанности главы лицу по акту, согласно приложению 3 к Инструкции. 8.8. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату. Уничтожение печатей и штампов производится комиссией, которая создается распоряжением администрации поселения. Способ уничтожения определяется комиссией. Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности восстановления и дальнейшего использования. Изделия из каучука, резины, фотополимеров разрезаются на мелкие части или сжигаются, из металла - опиливаются двумя перекрестными линиями. Об уничтожении печатей и штампов составляется акт, который утверждается главой. В акте должны быть указаны: время и место уничтожения; состав комиссии; основание уничтожения; наименование и оттиски уничтоженных печатей и штампов; способ уничтожения; заключение комиссии о приведении печати ( штампа) в состояние, исключающее возможность ее восстановления и дальнейшее использование; подписи членов комиссии. Акт подшивается в специальное дело, которое хранится вместе с журналом учета. 8.9. При увольнении лиц, получивших печати и штампы, глава администрации поселения в обходном листке ставит отметку о сдаче числившихся за ними печатей и штампов. 8.10. При ликвидации или реорганизации администрации все печати и штампы сдаются по акту главе администрации поселения. 8.11. Ответственность, предусмотренная действующим законодательст¬вом Российской Федерации об административном правонарушении и Уголовным кодексом Российской Федерации за нарушение правил изготовления и использования печатей, несет глава администрации поселения.

9. Использование бланков документов: 9.1. В администрации поселения используются следующие виды бланков документов: общий бланк администрации поселения; бланки писем администрации поселения; бланки конкретных видов документов - постановлений и распоряжений администрации поселения. 9.2. Общий бланк администрации поселения используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. На общем бланке оформляют доверенности, справки и другие виды документов. Общий бланк включает в себя реквизиты: наименование субъекта Российской Федерации - Ханты-Мансийский автономный округ - Югра; наименование района; полное наименование администрации поселения; дата документа; регистрационный номер документа; место составления или издания документа. 9.3. Бланк письма включает в себя реквизиты: герб Ханты-Мансийского района; наименование субъекта Российской Федерации - Ханты-Мансийский автономный округ - Югра; наименование района; полное наименование администрации поселения; справочные данные; дата документа; регистрационный номер документа; ссылка на регистрационный номер документа. Бланк письма главы администрации поселения используется, если письмо подписывает глава администрации поселения или лицо, исполняющее обязанности главы администрации поселения. 9.4. Бланк конкретного вида документа - постановления и распоряжения администрации поселения - включает в себя реквизиты: герб Ханты-Мансийского района; наименование субъекта Российской Федерации - Ханты-Мансийский автономный округ - Югра; наименование района; полное наименование администрации поселения; наименование вида документа; дата документа; регистрационный номер документа; место составления или издания документа. 9.5. Кроме того, в делопроизводстве администрации поселения исполь-зуются бланки других видов документов (командировочные удостоверения, листы согласования, проекты документов и т.д.).

10. Для проверки порядка учета и хранения печатей и штампов в администрации поселения создается комиссия в составе должностных лиц.